- Når ble kommunens politiske ledelse kjent med risikoen for at fremdriftsplanen og målet om ferdigstillelse innen mars 2027 kunne ryke?
Frem til tilbudsfrist for anbudskonkurransen var det ingen endringer i framdriftsplaner om ferdigstillelse mars 2027. Tilbudsfrist var torsdag 4. Juni kl. 12. Kl 13:19 samme dag ble det sent ut en samtidig mail til Daglig leder KIL, Kommunalsjef Eiendom og Virksomhetsleder Byggeprosjekter fra prosjektleder Garderobeanlegg Sofiemyr om at det ikke hadde kommet inn tilbud innen tilbudsfristen, og at dette ville gi direkte konsekvenser for fremdriften i prosjektet.
Kommunen har en samhandlingsavtale med KIL om at de får fortløpende og samtidig informasjon om viktige hendelser i prosjektet. På grunn av deltagelser i møter på dagtid og ettermiddag ble ikke informasjonen formidlet til Kommunedirektør/Ordfører før klokken 19:27 samme dag.
- Hva vurderer ordfører som årsak(er) til at kommunen ikke mottok noen tilbud i konkurransen?
(Se også svar på spm 5 for tilbakemeldinger fra interessentene).
For å sikre fremdriften i prosjektet ble denne anskaffelsen outsourcet til «Innkjøpskontoret» som kommunene har en avtale med grunnet samtidig høy aktivitet på kommunens Virksomhet Anskaffelser. Virksomhet Anskaffelser har gjort en overordnet vurdering av konkurranseutlysningen gjennom Innkjøpskontoret uten å finne noen unormalt med konkurransegrunnlaget.
Forhold som stram tidsplan, en type løsning (modulbygg), krav om vekting av Klima og Miljø med minimum 30% iht. Lov om anskaffelser og krav om utslippsfri anleggsplass og transport kan på generelt grunnlag være konkurransebegrensende. Timingen inn i markedet, størrelse på prosjektet og tilgjengelighet av entreprenører er andre forhold som også kan ha spilt inn.
– Ble det i konkurransegrunnlaget stilt særskilt strenge eller spesifikke krav til leverandørene, gjennomføring, tekniske løsninger, kvalifikasjoner eller kontraktsvilkår utover det som normalt benyttes i tilsvarende kommunale byggeprosjekter?
Nei ikke med unntak av krav om utslippsfri anleggsplass og transport, dette har vi ikke tidligere hatt som krav i prosjekter av tilsvarende størrelser. Til dette hadde vi fått tilsagn om 1.250.000,- i Klimasats midler.
For tekniske løsninger er det hovedsakelig en minimumsløsning ihht forskriftskrav TEK17 samt en ivaretagelse av driftsøkonomiske kostnader som ligger som grunn i prosjektet. Dette er helt i tråd med tilsvarende kommunale byggeprosjekter.
- Hadde kommunen noen form for dialog med aktører med kunnskap om markedet før utlysning for å avklare om kravene, fremdriften og rammene for prosjektet var realistiske?
Det har vært kontakt med markedet for å sjekke ut produksjonstid og montasjetid for modulene i forbindelse med utarbeidelse av fremdriftsplanen. Vi har også redusert interne tekniske krav for å tilpasse til prosjektets behov/modulbasert bygg og samtidig ivareta driftsøkonomiske kostnadsbilde.
- Har kommunen tatt direkte kontakt med aktuelle leverandører i etterkant for å få svar på hvorfor de valgte å ikke levere tilbud?
Ja, det ble tatt kontakt med entreprenørene som hadde meldt interesse fredag 6. Juni. Så langt har 2 leverandører svart. En av leverandørene ga ikke tilbud på grunn av interne forhold og ikke på grunn av konkurransegrunnlaget, den andre var et ingeniørfirma som var avhengig av samarbeid med entreprenør, noe de ikke hadde fått på plass. Den siste aktuelle leverandør har ikke svart så langt på våre henvendelser.
- Hvilke grep tas nå for å begrense forsinkelsen mest mulig, og hvordan vil ordfører sikre at det settes i gang en ny anbudsrunde så raskt som mulig?
Arbeid med ny anbudsrunde er allerede i gang. Det planlegges å avholde en markedsundersøkelse så raskt som mulig før en ny anbudsrunde. Målet er å få ny anbudsrunde ut innen 3 uker.
- Hvilke justeringer vurderes før ny utlysning for å sikre at det kommer inn anbud og hvordan skal kommunen sikre at justeringene ikke svekker kvaliteten eller ambisjonen i anlegget som kommunestyret har vedtatt?
Vi vurderer å ta bort kravet til utslippsfri anleggsplass og transport selv om dette ville gitt oss1.250.000,- i Kilmasats midler. Det er forskriftskrav om vekting av Klima og Miljø med minimum 30% iht. LOA og vi kommer derfor ikke utenom dette.
Videre vil en markedsundersøkelse forhåpentligvis også gi oss noen svar på om det er andre krav som bør reduseres/tilpasser for å øke attraktiviteten på anbudskonkurransen.
- Hva er oppdatert fremdriftsplan for ny konkurranse, kontraktinngåelse, byggestart og ferdigstillelse?
Det legges opp til markedsundersøkelse uke 25 (neste uke), Ny konkurranse – uke 26. Inngåelse kontrakt – uke 37. Byggestart – uke 49 selv om vinter ikke er mest gunstig. Ferdigstillelse – juni 2027. Denne fremdriftsplanen vil være avhengig av mindre endringer i konkurransen og en vellykket ny anbudsrunde. Med andre ord den forutsetter at intet uforutsett oppstår i prosessen. Dersom markedsundersøkelsen gir en tilbakemeldingen på endrede markedsforhold (som tilgang på moduler og tilgjengelig kapasitet blant leverandører mm) må fremdriftsplanen justeres tilsvarende.
- Hvordan sikres tett involvering av Kolbotn IL og idretten i den videre prosessen?
Det er en tett samhandling mellom kommunens prosjektgruppe og KIL. I forprosjektfasen har KIL har vært deltagende på overordnede prosjektmøter, diverse arbeidsmøter og brukermøter underveis i prosjektet, totalt ca 10 fysiske møter. I tillegg er det mailkorrespondanse med KIL også underveis.
Grunnlaget for prosjektet er lagt i forprosjektfasen, og i utførelsesfasen vil det ikke være behov for like tett samhandling, men KIL vil fremdeles bli involvert i detaljavklaringer og fortløpende oppdatert på status underveis.
Kan ordføreren bekrefte at kommunen fortsatt legger kommunestyrets vedtak til grunn, og at målet er et garderobeanlegg på Sofiemyr som ivaretar både breddeidretten og kravene til toppfotball?
Kommunestyrets vedtak ligger til grunn for etableringen av garderobeanlegget. Det er ingen endring i mandat eller fokus fra administrasjonen på gjennomføringen av prosjektet. KIL har vært tett koblet på gjennom hele prosjektets gang. Dersom det skulle oppstå uforutsette ting som påvirker prosjektet fremdrift vil kommunedirektøren holde kommunestyret løpende orientert.
